4.7 Definir las Acciones Correctivas y Preventivas
La detección de condiciones subestándar, a través de las inspecciones, supone necesariamente la implementación de acciones correctivas. En muchas ocasiones se logra realizar la inspección, pero el proceso falla al momento de determinar la acción correctiva y de verificar su implementación y efectividad.
En primera instancia nos vamos a referir a la definición de las acciones correctivas. Este punto es fundamental, ya que no se trata de colocar en los correctivos acciones que difícilmente van a ser implementadas bien sea por su costo, factibilidad técnica o conveniencia de tipo productivo. Es muy importante que las empresas dispongan de una matriz de valoración de riesgos que oriente esta definición, ya que habrá riesgos que aunque sean complejos de intervenir son No Tolerables o de Riesgo Alto dentro de la organización, en estos casos se conciliará el plazo con la gerencia. Normalmente estas matrices valoran dos aspectos:
- Potencial de pérdida (grave, serio o leve) tanto para las personas como para el ambiente, proceso o finanzas de la empresa.
- Probabilidad de ocurrencia de la pérdida (alta, moderada o baja).
De igual forma se deben considerar los siguientes aspectos:
- Factibilidad de control (técnica y económica).
- Grado de control. Este punto se refiere al beneficio que se obtiene comparado con la inversión requerida.
La determinación de los planes de acción, debe ser un trabajo en equipo, que esté integrado por Salud Ocupacional, el jefe de Mantenimiento y los jefes de área inspeccionadas, ya que las acciones correctivas deben surgir del análisis que se haga de las desviaciones encontradas desde diferentes puntos de vista.
Una vez determinadas las acciones, se debe proceder a ingresar estas en una planilla de control que permita monitorear el cumplimiento de las mismas. Es muy importante que esta planilla sea única, es decir, que no varíe con el paso del tiempo y que cada acción correctiva tenga asignado un número de identificación que permita fácilmente hacer la trazabilidad de su ejecución.
De igual forma cuando una acción correctiva se encuentre CERRADA (cumplida), se debe evaluar la efectividad de la corrección con las personas directamente beneficiadas. Esto es muy importante, ya que existen casos en los cuales se efectúan acciones correctivas, pero no se evidencia un control real del riesgo detectado.
En esta etapa del proceso se sugiere dejar registro fotográfico de las mejoras, algunas empresas denominan estas estrategias como el ANTES Y EL DESPUÉS. Si en la inspección hubo registro de la desviación, se debe complementar con la corrección y se debe publicar a las personas del área, para que puedan visualizar las mejoras que realiza la empresa.
Se debe tener en cuenta:
- Analizar y evaluar la información recogida, para determinar prioridades y programar un plan de acción. Esto implica usar una metodología para valorar cuantitativa o cualitativamente los riesgos y determinar las prioridades.
- Elaborar el plan de acción respectivo determinando las oportunidades de mejora, dejando lugar para que la empresa empodere a los responsables respectivos, con el fin de que participen todas las áreas implicadas en el asunto; asignando responsabilidades concretas, fechas de cumplimiento y presupuestos disponibles para encontrar la solución a los problemas o el adecuado manejo de las situaciones encontradas.
- Según el número de condiciones subestándar encontradas en las inspecciones, se deben tomar medidas correctivas, ya que aquellos elementos presentes encontrados aumentan la probabilidad de producir un daño al personal que allí se encuentra. Esta responsabilidad es del coordinador del programa en la empresa, quien recopila y prioriza la implementación de las medidas correctivas para mejorar dichas condiciones, de la siguiente manera:
4.8 Capacitación y Entrenamiento
Esta actividad permitirá que los objetivos y acciones implementadas logren una mayor efectividad, pues serán transmitidos a todos los trabajadores, y esto permitirá generar programas educativos orientados hacia el cambio de comportamiento y actitud frente a las condiciones de riesgo para la salud.
Se debe dar capacitación en los siguientes aspectos:
- A la Gerencia, para que conozca la organización del programa, los objetivos y su papel fundamental liderando el desarrollo del mismo.
- Al coordinador del programa y a los supervisores, para que conozcan sus responsabilidades y el uso de cada formato implementado.
- A los trabajadores en general, para que tengan un conocimiento global del programa, de sus responsabilidades para poder implementarlo y acerca del uso de los formatos.
- A todo el personal, sobre identificación de peligros y actos inseguros, y sobre las medidas de control requeridas.
5. Seguimiento y Control
NOMBRE DE LA EMPRESA., debe contar con un método para medir la efectividad del programa de inspecciones planeadas, en términos de calidad, impacto y cumplimiento. Para esto se requiere hacer un seguimiento de las acciones correctivas y preventivas planteadas y monitorear el proceso con los indicadores definidos para tal fin.
5.1 Seguimiento de las Acciones
NOMBRE DE LA EMPRESA., debe realizar los siguientes pasos con el fin de cerrar el ciclo de mejora continua:
- Establecer un mecanismo de seguimiento y evaluación sobre la eficacia de las medidas de control implementadas, de acuerdo con los peligros analizados.
- Mantener un registro actualizado con la información de todo el proceso.
- Divulgar periódicamente el comportamiento de los indicadores de gestión definidos.
5.2 Evaluación
En el proceso de administración de los riesgos a través de la estrategia de las inspecciones de seguridad, es necesario el establecimiento de indicadores de gestión que faciliten información confiable y oportuna, sobre la eficiencia y eficacia de los programas de inspección de riesgos adelantados en la empresa.
Los indicadores de proceso o de gestión en estos casos, se refieren a la forma como se organizan los recursos disponibles para la atención de los requerimientos en Salud Ocupacional.
Los indicadores de impacto aportan la información necesaria para concluir si los recursos con que se cuenta y la forma en que se organizaron y emplearon, sí produjeron los resultados esperados.
En este caso en particular el principal indicador de impacto, sería el representado por la disminución en la accidentalidad general de la empresa, derivada de las atenciones sistemáticas producidas por los programas de administración de los riesgos.
Algunos indicadores de gestión sugeridos son:
De igual forma debemos complementar el cumplimiento con el desempeño de nuestra gestión, y aquí podemos utilizar el siguiente indicador:
Con este indicador podemos determinar qué tanto se están corrigiendo las desviaciones encontradas.
Es muy importante calcular los dos indicadores de manera simultánea, ya que nos permiten monitorear no solamente si se cumple con la ejecución de las inspecciones, sino también la cantidad de correcciones se ejecutan. Es muy importante que este indicador haga parte de los indicadores de las diferentes áreas —no solamente de Salud Ocupacional— y que su cálculo se realice mensualmente para poder hacer los ajustes necesarios del proceso.
5.3 Registros
NOMBRE DE LA EMPRESA., mantendrá actualizado permanentemente el registro con la relación discriminada de la capacitación y evidencias de las medidas de intervención implementadas.
De acuerdo con las necesidades de NOMBRE DE LA EMPRESA., la coordinadora del Programa puede determinar la necesidad de elaborar otros formatos de control, así como un formato matriz por puesto de trabajo.
6. Marco Conceptual de Inspecciones de Seguridad
- Acción Correctiva: cualquier acción que se toma para eliminar las causas de una no conformidad o de un evento no deseado, con el objeto que no vuelvan a ocurrir.
- Áreas y Partes Críticas: áreas de la empresa, componentes o accesorios de las máquinas, equipos, materiales o estructuras que tienen la probabilidad de ocasionar una pérdida, si se deterioran, fallan o se usan en forma inadecuada.
- Consecuencias: se refiere a las alteraciones negativas en el estado de salud de las personas, así como en las finanzas e imagen de la empresa.
- Enfermedad Profesional: estado patológico permanente o temporal que sobrevenga como consecuencia obligada y directa de la clase de trabajo que desempeña el trabajador, o del medio en que se ha visto obligado a trabajar y que haya sido determinada como enfermedad profesional por el gobierno nacional (Art. 11 decreto 1295 de 1994).
- Grado de Control: son las medidas de prevención y control que la empresa ha puesto en práctica bien sea en la fuente, en el medio o en el receptor o trabajador. Del grado de control depende la probabilidad de ocurrencia del evento.
- Identificación de Peligros: proceso que permite reconocer que un peligro existe y que a la vez permite definir sus características
- Incidente: evento relacionado con el trabajo en el que ocurrió o pudo haber ocurrido lesión o enfermedad (independiente de su severidad) o víctima mortal.
- Inspecciones Informales: inspecciones realizadas en forma no sistemática, incluye los reportes de condiciones o de actos subestándar emitidos por los trabajadores a medida que se producen los cambios y se efectúa el trabajo.
- Inspecciones Planeadas: recorridos sistemáticos por un área, programados con una periodicidad establecida. Con instrumentos y responsables determinados previamente, durante los cuales se pretende identificar condiciones subestándares.
- Mejora Continua/Calidad: es un proceso basado en el llamado ciclo PHVA (planear, hacer, verificar, actuar) destinado a asegurar el progreso permanente e integral de la organización.
- No Conformidad: es la no adecuación o no cumplimiento de una condición respecto a unos estándares previamente definidos.
- Peligro: fuente, situación o acto con potencial de daño en términos de enfermedad o lesiones a las personas, o una combinación de estos.
- Población Expuesta (No De Expuestos): es el número de personas afectadas directa o indirectamente por el factor de riesgo.
- Probabilidad: es la posibilidad de que la exposición al factor de riesgo en el tiempo genere las consecuencias no deseadas; dicha probabilidad está directamente relacionada con los controles que la empresa haya establecido para minimizar o eliminar el riesgo.
- Riesgo: combinación entre la probabilidad de ocurrencia y las consecuencias de un determinado evento.
- Riesgo Aceptable: riesgo que se ha reducido a un nivel que la organización puede tolerar respecto a sus obligaciones legales y su propia política de S&SO.
- Registro: documento que presenta resultados obtenidos, o proporciona evidencia de las actividades desempeñadas.
- Valoración Del Riesgo: proceso para evaluar los riesgos que surgen de unos peligros, teniendo en cuenta la suficiencia de los controles existentes, y de decidir si los riesgos son aceptables o no.
Bibliografía
Sistema de identificación de materiales peligros de la NFPA
Sistema clasificación e identificación de la Unión Europea (CCE)
Sistemas de identificación y clasificación organización de las Naciones Unidas (ONU)
Sistema de identificación de materiales peligrosos (HMIS)
Norma NTC-4114
Manual de Seguridad Industrial” McGraw Hill, México 1980
ANEXO 1. Elaboración las listas de chequeo o de verificación
