Plan Empresarial de Emergencias y Contingencias

Tabla 10. Matriz para análisis de vulnerabilidad en áreas operativas

El cuadro o tabla de comparación del nivel de vulnerabilidad se encuentra en el anexo B.

Estructura Organizacional para Emergencias

(NOMBRE DE LA EMPRESA) establece como sistema de organización para emergencias el que se muestra; esto para asegurar la efectividad del plan de emergencias.

Organización

El siguiente es el modelo de organización para emergencias adoptado por la empresa:

Conformación de brigada de emergencias

La empresa establece unas brigadas en su etapa inicial que consiste en grupos de voluntarios que abandonan sus zonas de trabajo al sonido de la alarma (sirena), recogen el equipo de contra incendios, primeros auxilios, evacuación y se presentan para hacer frente a la emergencia en la obra.

En este momento en el área administrativa no cuenta con una brigada de evacuación, primeros auxilios y contra incendios.

Administración del plan de emergencias

Tabla 11: Administración del plan de emergencias

Operación de emergencias

Tabla 12: Operación de emergencia

Programa para la realización de simulacros

La realización de los simulacros tendrá por objetivo el evaluar, mejorar o actualizar el plan de emergencias existente; para de esta forma detectar los puntos débiles o fallas (como: baja capacidad de respuesta, corto periodo de autonomía de la empresa, falta de habilidad del personal en el manejo de las situaciones) en la puesta en marcha del plan de emergencias.

Clasificación de los simulacros a realizar

Los tipos de simulacros que se realizarán en la empresa serán del tipo avisados y sorpresivos; la secuencia que ha estimado la empresa es:

Evacuaciones parciales avisadas: Se evacuarán cada una de las secciones por separado y en días diferentes, con la actuación de todas las brigadas para cada uno de los simulacros.

Evacuación total de la empresa avisada: Se pondrán en operación el punto de encuentro para después de evacuación de las secciones, dentro de la empresa, (se realizarán dos de este tipo por año, después de haber realizado los del ítem anterior).

Evacuación total de la empresa sorpresiva: Se pondrán en operación el punto de encuentro para después de evacuación de las secciones, dentro de la empresa, (se realizaran dos de este tipo por año, después de haber realizado las tres correspondientes al ítem anterior).

Para la realización del simulacro se deberá:

• Planear la actividad por parte del comité administrador y de emergencias, con el tiempo necesario y suficiente como para garantizar la obtención de los mejores resultados del plan, (menor tiempo de evacuación, menor tiempo de reacción y cero accidentes entre otros que se puedan determinar)

• La ejecución del simulacro deberá obedecer a lo planeado, lo demás que se requiera implementar y no halla sido analizado deberá registrase como debilidad en el plan para luego hacer los ajustes necesarios.

• Se establecerá con anterioridad a la realización del simulacro todos los aspectos que evaluar por parte de los observadores, esto para permitir el máximo de objetividad en la determinación de las debilidades del plan de emergencias.

Para la realización de los simulacros se atenderán en su orden los tres ítems anteriores y los cuales involucrarán una revisión de cada uno de los puntos tratados en este plan respectivamente.

Plan Operativo

El propósito del presente es establecer los procedimientos básicos o plan de acción del plan empresarial de emergencias y contingencias, asumiendo que el plan estratégico funcionará como se mostró en la parte anterior en los términos de organización. Esta sección ilustra las bases y los mecanismos para el control de las emergencias, responsabilidades, activación y plan medico de emergencia.

Plan de Evacuación

Objetivos

Objetivo general

Establecer todos los aspectos técnicos necesarios y pertinentes para qué la empresa (NOMBRE DE LA EMPRESA) propenda con mayor facilidad, por la vida del personal que labora en la empresa, y por las mismas instalaciones físicas.

Objetivos específicos

Determinar las directrices del personal que es responsable de la puesta en marcha del plan de evacuación frente a una emergencia, para que se preserve la vida humana y las instalaciones de la empresa.

Establecer con claridad alarma, rutas de escape comunicaciones, acciones especiales, prioridades, sitios de reunión, tiempo de evacuación y programación de simulacros para qué el plan de evacuación sea un instrumento efectivo ante emergencias.

Procedimientos operativos normalizados para el control de las emergencias

Responsabilidades

Jefe de emergencias y brigadas: Es la persona de máxima responsabilidad en el Plan operativo de emergencias.

Antes de la Emergencia:

• Deberá Conocer ampliamente este plan y hacerlo conocer de todos los miembros de la brigada.

• Hasta donde sea posible diseñe e implemente procedimientos operativos normalizados frente a los principales riesgos detectados según la zonificación de las instalaciones.

• Asegúrese que se cumpla a cabalidad con los programas de mantenimiento (capacitación y dotación) de la brigada de emergencia.

• Conozca y asegúrese que se mantengan actualizados y disponibles los planos de las instalaciones, incluyendo ubicación de extintores, señales, botiquines, camillas, controles eléctricos, etc., para el caso de los equipos de la brigada, en lo posible los brigadistas mismos deben ser quienes hagan el mantenimiento y verificación de sus propios equipos.

• Como Jefe de emergencias y de brigadas busque mantener un alto grado de motivación e integración entre todos sus miembros, esto será fundamental en una emergencia.

• Mantenga a mano un listado completo de todos los trabajadores de planta, y los que se encuentran laborando en el día a día.

Durante la Emergencia

Si es su Área:

• Al enterarse por cualquier medio, diríjase al lugar de origen de la emergencia o según la situación al sitio establecido para reunión de la brigada.

• Busque desde allí, si aún no sabe, enterarse del lugar y características de la emergencia, para asignar funciones y coordinar la repartición de dotación; luego desplácese con la brigada al sitio de la emergencia.

• Una vez presente la Brigada en el sitio, y luego de organizar las acciones de control especializadas que no debe tardar (uso de extintores, aislamiento del incendio, etc.), si no se ha logrado controlar la situación o tiene dudas acerca de posibles peligros (humo incontrolado, riesgo de explosión, atrapamiento, etc.) debe decidir la evacuación inmediata del área (si no se ha hecho ya) y avisar al puesto de mando donde se deben encontrar los demás miembros de la brigada (en punto de encuentro) para que desde allí se active la evacuación preventiva de todas las instalaciones.

• Si tiene noticia de lesionados asegúrese de que se active el Centro de Atención y Clasificación de Heridos (ubicado en punto de encuentro). A este sitio se deben desplazar por lo menos dos personas con conocimientos de primeros auxilios o todas las disponibles (incluyendo brigadistas) y toda la ayuda de atención médica de emergencia que vaya llegando.

• Coordine otras acciones relativas a las funciones críticas de emergencia, control del evento, control de factores agravantes, salvamento de bienes, acordonamiento de vías públicas.

• Manténgase en contacto permanente con los brigadistas líder de cada una de las brigadas.

• Si hay necesidad de remitir lesionados a centros asistenciales, asegúrese que sea en las condiciones más adecuadas posibles y que persona de recursos humanos disponible lleve el control de que persona es remitida, a donde, en que momento, en que condiciones, en que vehículo y con que acompañantes (preferiblemente un brigadista con conocimientos de primeros auxilios) Al remitir pacientes asegúrese que la institución a la cual desea ser remitido sea informada para que se prepare a recibirlos y atenderlos, apóyense para esto en el teléfono o el radio del vigilante que comunica con el Centro de vigilancia.

• Una vez que se hagan presentes los Bomberos, la Defensa Civil o las Autoridades; haga la entrega formal de la emergencia a los responsables de estos grupos, pero esté alerta en todo momento para dar apoyo e información ya que de esto depende que se tomen decisiones acertadas.

• Convoque nuevamente al puesto de mando, o a otro sitio, a los miembros de la brigada que vayan quedando sin funciones para que estén disponibles para otras actividades. Asegúrese que puedan ir dejando en un sitio seguro los elementos de dotación ya utilizados o que no se necesiten.

Después de la Emergencia:

• Coordine con los demás comités y el área de mantenimiento en las actividades de consolidación del Control, verificación de daños, informes a las directivas, a compañías aseguradoras, etc.

• Coordine las acciones de re – acondicionamiento y reposición de la dotación lo más pronto posible.

• Tan pronto sea posible reúnase con la brigada y evalúe la actuación, levante acta de las conclusiones y procure implementar las mejoras necesarias.

Brigadista líder: Ocasionalmente puede asumir las funciones del jefe de emergencias y brigadas, el orden para asumir esta responsabilidad es: B. L. de evacuación, B. L. de contra incendios, B. L. de primeros auxilios; todos apoyándose en concertaciones continuas con la gerencia de la empresa.

Recuerde que es un “facilitador” y su función es agilizar la salida sirviendo de orientador y ejemplo, su actuación no debe crear dependencia de los ocupantes hacia usted en el momento de una emergencia.

Antes de la Emergencia:

• Asegúrese de conocer las rutas de salida y la ubicación de los diversos recursos disponibles en su área en caso de emergencia (extintores, camillas, botiquines, teléfonos, etc.).

• Mantenga una lista actualizada a la mano de las personas que laboran habitualmente en su área.

• Verifique las condiciones de evacuación y riesgo de su área con el formato de “Lista de verificación”.

• Participe activamente en las prácticas y simulacros, aprenda a reconocer la alarma con sus tonos de alerta y evacuación y/o el aviso codificado a través del sonido ambiental referente al estado de alerta o a la orden de salir.

• Oriente a las personas nuevas de su área sobre el plan de emergencia, entérese de impedimentos físicos para asignarles un acompañante.

• Asegúrese de portar en todo momento su identificación personal y las llaves de su vehículo o de cualquier vehículo a su cargo que esté en ese momento en el parqueadero de la empresa.

Durante la Emergencia

Si es su Área:

• Asegúrese del aviso al Centro de Operaciones o en horas no laborales a seguridad o por cualquier medio disponible (teléfono, desplazamiento de otra persona disponible), inicie la respuesta local liderada por usted, los brigadistas presentes en el área o el responsable de la misma, NUNCA intente actuar sin haber avisado antes por lo menos a alguno de su área.

• Haga una evaluación rápida de la situación e inicie las acciones de control en el ámbito local. En caso de peligro inminente o duda sobre el control de la situación evalúe rápidamente la seguridad de la ruta de evacuación y dé la orden de salir a la gente de su área (aviso verbal).

• Apóyese en las personas que considere idóneas y necesarias para notificar a los ocupantes de su área la necesidad de salir.

• Si por cualquier motivo hay en un área más de una persona asignada como coordinador de evacuación todos actuarán como principales entrando en función siempre que estén presentes, ya que son facilitadores del proceso.

Si es su Área:

• Al ser notificado por cualquier medio suspenda actividades, recoja sus objetos personales y desconecte aparatos eléctricos, asegure líquidos inflamables o fuentes de calor si las está utilizando e inicie el aviso de la preparación para salir.

En la Preparación para Salir:

• Colóquese el distintivo, repase rápidamente la información sobre los ocupantes de su área, apóyese para esto en el listado que debe mantener actualizado y a la mano.

• Incite a su gente a suspender actividades y a prepararse para salir, recuérdeles por donde es la salida y el punto de reunión final, asegúrese que todos los de su área se enteraron de la indicación de salir.

• Si al enterarse de la emergencia no está en el área asignada, no intente regresar.

En la Salida:

• Inicie la salida cuando escuche el tono respectivo de la señal de Alarma o el aviso ya sea directo o codificado a través del sonido ambiental o cualquier otro aviso proveniente del LÍDER DE GRUPO.

• Verifique que todos salgan, inspeccione rápidamente baños, cafeterías, cuartos aislados, etc. salga y cierre la puerta sin seguro detrás de usted.

• En todo caso si alguien se niega a salir no se quede, salga con el grupo, hasta donde sea posible evite que la gente se regrese.

• Repita frases como: no corran, conserven la calma, por la derecha, en fila.
• Asegúrese que se ayude a quienes lo necesiten personas de edad, mujeres embarazadas, desmayados, lesionados, visitantes, personas con tacones.

• Esté atento a instrucciones provenientes del LÍDER DE GRUPO o modificación en la ruta de salida especialmente al encontrarse sobre la calle, busque que todos las conozcan.

• Si no puede salir, por obstrucción o riesgo inminente, busque quedarse en un sitio con características de refugio según el tipo de emergencia, en incendio, un sitio lo más ventilado posible, en otros casos como terrorismo o amenaza terrorista un sitio alejado de ventanas y superficies de vidrio, protegido de la calle, en inundaciones un sitio lo más alto posible y pida ayuda por los medios disponibles.

Después de la Emergencia:

• Vaya con el grupo al punto de encuentro previsto por la empresa.

• Verifique la salida de sus compañeros, apóyese para esto en el listado que debe mantener actualizado y a la mano. Si alguien no pudo salir asegúrese que se notifique al LÍDER DE GRUPO, indicando de quien se trata y el posible sitio donde se puede encontrar la persona, NO trate de iniciar el rescate.

• Asegúrese de que se atienda a las personas de su grupo lesionadas o afectadas por la emergencia en el Centro de Atención y Clasificación de Heridos (C.A.C.H.)

• Notifique situaciones anormales observadas pero absténgase de dar declaraciones no autorizadas a los medios de comunicación y de difundir rumores.

• Cuando LÍDER DE GRUPO y/o EL JEFE DE BRIGADA de la orden de regresar comuníquelo a su grupo.

• Al regresar colabore en la inspección e informe sobre las anomalías encontradas.

• Elabore el reporte, (inclusive en simulacros), de “hoja de control y análisis” anexo a estas instrucciones.

• Asista y participe en la reunión de evaluación, comente con sus compañeros los resultados obtenidos.

• Verifique el restablecimiento de los sistemas de protección de su área (recarga de extintores, señalizaciones, etc.)

Instructivo para brigadistas: Es el grupo de guías y colaboradores debidamente capacitados, entrenados y equipados, distribuidos en las diferentes áreas del centro para organizar una respuesta local si la emergencia es en su área, o participar como grupo organizado en una respuesta especializada cuando la magnitud o naturaleza de la emergencia lo requiera; uno de ustedes tomara, comunicando a los demás el puesto de brigadista líder, de no encontrase este en el momento del siniestro.

Antes de la Emergencia:

• Asista y Participe activamente en las capacitaciones, prácticas y entrenamientos que se programen

• Asegúrese que todos los equipos y elementos a su cargo o que puedan ser requeridos en caso de una emergencia estén en buen estado y listos para ser utilizados en cualquier momento, extintores, escaleras, botiquines con su respectiva dotación.

• Aprenda a reconocer las instrucciones referentes al llamado de convocatoria a la brigada y lugar a donde debe acudir en tales casos.

• Mantenga una permanente integración con sus compañeros de brigada estimulando el espíritu de trabajo en equipo y vocación voluntaria en su actividad de brigadista.

Durante la Emergencia

Si es su Área:

• Asegúrese que se haya avisado al Centro de Operaciones.

• En caso de peligro inminente o duda sobre el control de la situación (humo incontrolado, riesgo de explosión, atrapamiento, etc., verifique la ruta de evacuación y active una evacuación local dando la orden de salir a la gente de su área (aviso verbal), apóyese para esto en los líderes de evacuación que haya.

• Solo luego de esto evalúe la situación e inicie las acciones de respuesta local apoyándose en todas las personas que estén disponibles; una vez que el jefe de emergencias y brigadas se haga presente en el sitio debe seguir sus instrucciones y no obstaculizar su acción.

Durante la Emergencia:

Si es su Área:

• Al escuchar ser avisado por cualquier medio y mientras no reciba otra instrucción diferente, desplácese hacia el sitio establecido para reunión de la brigada, allí el jefe de emergencias y de brigadas le informará la ubicación y clase de situación, asignará funciones, repartirá dotación y ordenará el desplazamiento al sitio con el fin de apoyar a los BRIGADISTAS del área afectada que deben estar liderando la RESPUESTA LOCAL.

• Trabaje en equipo bajo la dirección del jefe de emergencias y de la brigada o del LÍDER DE GRUPO dentro de las prioridades tácticas que se establezcan según la situación, aplicando los procedimientos operativos normalizados que se hayan definido y practicado de antemano. La acción coordinada del grupo es fundamental para lograr el éxito en estos momentos críticos.

• Trabaje con compromiso y mística pero evite riesgos innecesarios y actos que pongan en peligro su integridad más allá de lo prudente.

• Notifique al LÍDER DE GRUPO o al JEFE DE EMERGENCIAS Y DE BRIGADAS cualquier situación anormal observada. Absténgase de dar declaraciones no autorizadas a los medios de comunicación y de difundir rumores.

Después de la Emergencia:

• Participe en las actividades de evaluación y consolidación del control de la emergencia, revisión de instalaciones, ventilación de áreas, Clausura de ventanas rotas o huecos en techos o paredes CON CINTA DE SEÑALIZACIÓN, etc.

• Participe en el restablecimiento de las protecciones y recursos de las áreas afectadas (recarga de extintores, arreglo de gabinetes, reposición de los Botiquines y elementos a su cargo).

• Asegúrese que todos los elementos y equipos a su cargo utilizados durante la emergencia queden en óptimas condiciones para ser utilizados en cualquier momento.

Instructivo para visitantes y/o clientes: Este instructivo aplica para las personas ajenas a la empresa que por cualquier motivo se encuentren en las instalaciones en caso de una probable emergencia.

• Si está con algún guía o empleado siga sus instrucciones y salga por la ruta que él utilice.
• Si se encuentra sin compañía salga por la ruta que tomen las demás personas; en caso de duda acuda a cualquier guía o empleado.

• Si tiene paquetes voluminosos déjelos en la oficina donde se encuentre; allí estarán seguros. Si intenta sacarlos será retenido en las porterías.

• No intente cambiar su identificación de visitante por su documento de identidad en la portería ni mover su vehículo; cuando se dé la orden pertinente o pase la emergencia podrá hacerlo.

• Colabore para evitar tumultos y pánico, si no está en capacidad de brindar ayuda mejor aléjese del Centro mientras pasa la emergencia.

• Si debe reingresar pronto a las instalaciones espere a que se autorice el ingreso de visitantes cuando haya pasado el peligro.

Activación de la atención de la emergencia

Siendo este el conjunto de acciones y procedimientos tendientes a que las personas amenazada por un peligro protejan su vida e integridad física, mediante el desplazamiento hasta lugares de menos riesgo. La forma como se procederá para dirigirse a los puntos de encuentro después de la evacuación de las secciones será la siguiente:

• Primera fase: Detección del peligro: (Esta fase se determina por el tiempo transcurrido desde que se origina el peligro hasta cuando alguien lo reconoce), En este momento la persona, debe identificar el peligro, observando: la clase de riesgo que se presenta, cómo fue detectado y el lugar donde sé esta presentando el peligro, para:

• Segunda fase: Alarma: (Definida como el tiempo transcurrido desde el instante en que el peligro se detecta, reconoce o identifica hasta que se toma la decisión de activar el sistema de alarma y evacuar); Comunique lo antes posible al jefe de de emergencias la situación para que sea esta persona quien tome la decisión de activar el sistema de alarma sonoro; de no encontrase esta persona ubique a alguno de los grupos de contra incendios, evacuación o de primeros auxilios para que le ayuden a evaluar la situación. De ser la situación de peligro, para una de las personas, o las personas que se encuentran en la empresa y no puede comunicar a las personas encargadas, usted debe accionar la alarma sonora de acuerdo al código entrenado.

• Tercera fase: Preparación de la evacuación: (Definida como el tiempo transcurrido desde el momento en que se comunica la desición de evacuar (acción de alarma) hasta que empieza a salir la primera persona); en esta instancia de la ejecución del plan de emergencia, permita que el jefe de emergencias y de brigadas con su equipo actúe de acuerdo a lo planeado, esto atendiendo que no es ninguna de las personas de estos equipos quienes accionaron la alarma. Si fue alguien del equipo de emergencias quien acciona la alarma usted debe colaborar y hacer lo que ellos ordenen en acuerdo a lo entrenado.

• Cuarta fase: Hacia el punto de encuentro: (Esta fase corresponde al tiempo transcurrido desde que sale la primera persona de la edificación hasta el momento en que sale la última); las personas saldrán en el orden correspondiente de acuerdo a lo entrenado, y guiando a los visitantes para que los acompañen; los brigadistas atenderán las instrucciones dadas por el coordinador y colaborarán atendiendo todos los parámetros de los entrenamientos y velando por la seguridad de cada una de las personas que se movilizan hacia el punto de encuentro ( VER MAPAS ) por evacuación.

• Quinta fase: En el punto de encuentro: (VER MAPAS) Espere las instrucciones del jefe de emergencias y de brigadas de la empresa, no abandone este punto por ningún motivo, este atento al llamado de lista, recuerde no regresar o devolverse al sitio de emergencia hasta que se lo ordenen.

• El centro de coordinación de operaciones: Se coordinarán todas las operaciones necesarias para mitigar y/o eliminar la emergencia desde el punto de encuentro; siendo este donde se reúnan y encuentren el coordinador de brigadas, el jefe de emergencias con los gerentes, quienes ayudaran en la toma de decisiones frente al accionar de los brigadistas.

• Criterios para determinar la finalización de la emergencia: El jefe de emergencias y de brigadas, será la persona encargada de consultar a los gerentes y reunir el criterio pertinente para determinar la finalización de la emergencia y reactivación normal de las operaciones en la empresa; de no encontrarse el jefe de la brigada asumirá la toma de esta decisión en consulta con los gerentes y de presentarse la falta de estas dos personas la decisión la tomará uno de los gerentes de la planta en consulta con el brigadista líder de evacuación.

Alarmas

El código de alarma que se utilizará en la empresa es único y sencillo:

Recuerde usted accionará la alarma en caso de emergencia sino encuentra al coordinador de emergencias o uno de los brigadistas; ver ubicación en el mapa.

Rutas de Escape o Evacuación

Las rutas de escape se encuentran claramente establecidas en el plano de la empresa obsérvelo y apréndalas; de igual forma identifique las flechas de color verde (la señalización) que le muestran por donde debe dirigirse, para evacuar el sitio de trabajo.

Comunicaciones

La empresa para los casos de emergencia dispone de radios portátiles, los cuales les permiten a los brigadistas líder estar en comunicación continua con el jefe de emergencias y al tiempo con el comité administrador y de emergencias; de igual forma se tiene establecido como sistema secundario o de apoyo los celulares, debe estar pendiente de mantener los números de los brigadistas.

Sitios de Reunión

El sitio de reunión determinado, para la implementación del plan de emergencias de ser necesario, es un punto de encuentro; observe el mapa de evacuación y apréndalos, una vez allí espere instrucciones de los brigadistas o puesto de mando unificado; es muy factible que dependiendo de la emergencia, usted deberá desplazarse hacia el punto de encuentro.