Ingeniería Clínica Para no Ingenieros

9. Negociación de precio y soporte posterior orden

El departamento administrativo y los encargados de hacer la compra final deben trabajar de la mano con el Ingeniero Clínico para lograr la mejor negociación posible, obteniendo los mejores precios y beneficios tales como garantía, soporte, suministro de partes, cursos de capacitación y entrenamiento, ofertas entre otros.

Muy a menudo, aspectos tan valiosos como los anteriormente mencionados se pierden en el proceso de negociación simplemente por no saberlos pedir y no lograr acuerdos beneficiosos y óptimos. La implementación de un grupo multidisciplinario (contando con un Ingeniero Clínico) garantizará que se obtendrá lo que realmente se necesita, que la negociación será exitosa y además se pondrán obtener valores agregados gracias a la buena comunicación, a un vasto conocimiento de lo que se quiere, del equipo y por supuesto, gracias al uso de un lenguaje común.

10. Instalación e Inspección

Algunas adquisiciones de equipos, tales como compra de dispositivos portátiles o sistemas de pequeño tamaño son más fáciles de realizar. Otras adquisiciones pueden requerir de la desinstalación del antiguo equipo, renovaciones y adecuaciones del área donde se va a instalar el equipo, ciertas veces este tipo de actividades necesitan ser realizadas por personal externo a la institución.

Una reunión entre el vendedor, el departamento que comprará el equipo, la gerencia de las instalaciones, el Ingeniero Clínico y el técnico biomédico ayudará a asegurarse que el equipo podrá instalarse y ponerse en uso apropiadamente, cumplirá con todas las normatividades y que los requerimientos del mismo serán cubiertos satisfactoriamente.

Todo equipo biomédico debe ser probado y evaluado adecuadamente antes de su uso clínico. En algunos casos, este proceso hace parte de la instalación. En otras situaciones, será el Ingeniero Clínico o el Técnico Biomédico el encargado de hacer esta primera inspección y posteriormente, si pasa la prueba, se incorporará el equipo al inventario activo.

Cualquier problema que se presente debe ser identificado y comunicado inmediatamente al vendedor para la corrección.

11. Capacitación del usuario y del personal de mantenimiento

Antes de usar cualquier tipo de tecnología que se adquiera, los usuarios (tanto personal médico como técnicos y en general toda persona que vaya a entrar en contacto con el equipo) necesitan recibir entrenamiento y una capacitación adecuados sobre el manejo del nuevo dispositivo. Lo principal que se busca en estos entrenamientos es familiarizar al usuario con la tecnología, el servicio que brinda y la forma de operar el aparato.

Dependiendo del nivel del usuario es necesario profundizar en diferentes temas, por ejemplo el personal médico estará más enfocado en cómo utilizar el equipo y cómo dar un mejor uso de éste para prestar un servicio óptimo; por otro lado si la persona se encuentra en el área de mantenimiento o es el Ingeniero Clínico, el enfoque será más hacia cómo localizar posibles problemas y darle solución a los mismos, cómo reparar y dar correcto mantenimiento al equipo y cómo obtener un correcto soporte.

Este entrenamiento y educación de los técnicos, ingenieros y personal de mantenimiento es una pieza clave cuando la garantía se ha vencido y todo tipo de localización y resolución de problemas corre por cuenta del personal del hospital.

12. Gerencia y manejo del inventario 

Cuando un nuevo equipo médico entra en la institución clínica-hospitalaria y empieza a hacer parte del inventario activo es importante iniciar un constante seguimiento de su desempeño y tenerlo debidamente incorporado dentro del plan de mantenimiento y chequeo de la institución. De esta forma, se garantizará que su desempeño sea confiable y que pueda tener una vida útil tan larga como las restricciones mismas del equipo lo permitan. Por lo tanto, se obtendrá el mejor provecho de los servicios del equipo y la inversión será beneficiosa.

Se debe crear un calendario, en el cuál se asignen las respectivas inspecciones y se le asigne una frecuencia de mantenimiento preventivo; además, se deben documentar todo tipo de procedimientos que se realicen sobre el equipo, tales como reparaciones, piezas reemplazadas, chequeos, entre otros.

Es importante realizar un seguimiento del equipo, su ciclo de vida  y tener un historial completo de este permitirá tomar decisiones más certeras (y con bases fundamentadas) sobre el reemplazo o simple actualización del equipo biomédico; así se empezará de nuevo con el proceso de adquisición.

En la figura 1, Pasos en la adquisición de tecnología, se resumen los pasos que deben seguirse en la compra y reemplazo de los equipos médicos. Este diagrama es una adaptación del proceso de planeación de tecnología de la empresa Technical Services Program de la universidad de Vermont (9,13).

Figura 1. Adaptación del proceso de planeación de tecnología de la empresa Technical Services Program de la universidad de Vermont. Se muestran los pasos que deben seguirse durante el proceso de adquisición de tecnología biomédica. En el diagrama de flujo se tienen en cuenta todas las posibilidades y opciones que pueden presentarse durante dicho proceso (9,13).

III. El Iceberg

La teoría del Iceberg no es más que una forma de ilustrar cómo al hablar de adquisición de tecnología y equipos médicos, el precio que se debe pagar por ello va más allá del simple costo de compra del equipo o instrumento como tal (4).

Al hacerse un presupuesto debe pensarse más que en un equipo; deben abarcarse sus necesidades, requerimientos y ciclo de vida; lo cual implica contar con el costo de adecuación de las instalaciones o posibles remodelaciones, valor de los repuestos, costo de la instalación, capacitación y entrenamiento, accesorios, mantenimientos, etc.

El proceso de adquisición de equipos (pasos enunciados anteriormente) cobra gran importancia cuando se comprende y entiende el verdadero significado de la adquisición, y este «tip» del iceberg logra reafirmar la necesidad de realizar cada uno de los pasos del proceso de adquisición. Para lograr que el proceso de adquisición sea realmente exitoso debe llevarse a cabo una correcta planeación y tener en cuenta todos los  factores visibles y no visibles, que determinarán el correcto funcionamiento y uso del equipo médico (4, 10,26).

Como se muestra en la Figura 2, sólo una pequeña porción del iceberg se encuentra sobre la superficie del agua, y es lo que generalmente se vería desde un plano superficial. Pero un iceberg no puede mirarse sólo por lo que sobresale de él, que por lo general es la parte más pequeña, simple y liviana; al mirar un iceberg debe pensarse en lo que está en sus cimientos, aquello que hace de esta estructura algo realmente grande.

A la hora de comprar un equipo, el costo de este puede no ser el precio real; por lo tanto debe tenerse en cuenta lo que se encuentra más a profundidad, «debajo del agua», que por cierto son factores que pueden hacer que el precio se incremente considerablemente, es más, puede presentarse que estos costos excedan el valor del equipo en si (4, 10,26).

Figura 2. Bases de la teoría del Iceberg.

IV. Conclusiones

Es importante comenzar a fortalecer la cultura en torno a la importancia de un departamento de ingeniería clínica en los hospitales y clínicas debido a la diversidad de tareas que un ingeniero clínico puede desempeñar y a la capacidad intelectual y preparación que posee.

En los países más desarrollados el ingeniero clínico es parte vital de las IPS. Estos se deben al reconocimiento de la importancia de tener un profesional que pueda ser intermediario entre el personal médico y sus necesidades, y el grupo administrativo; e igualmente la necesidad de tener una comunicación más apropiada y contar con una persona preparada para manejar ampliamente la tecnología y adaptarla a las necesidades específicas de cada institución en particular.

Contar con un ingeniero clínico como parte del equipo de trabajo en un hospital o clínica ayudará a mejorar el uso de la tecnología, su aprovechamiento y logrará reducir costos e incrementar beneficios a través de un correcto uso de los equipos y una adecuada planeación de mantenimiento, reemplazo y adquisición de equipos.

Si la institución es muy pequeña o el presupuesto es muy pequeño para costear un departamento de ingeniería clínica en la institución, se puede optar por contratar asistencia externa que preste todos los servicios que se necesitan por parte de un ingeniero clínico. Esto equilibrara los costos de mantener un departamento permanente y a la vez contribuirá a tener el servicio del ingeniero que le dará numerosos beneficios a la institución.

V.  Notas

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4. Dyro, J. F; Cheng, M. Good Management Practice for Medical Equipment, Consultado en Dyro, J. F.  Clinical Engineering Handbook. Elsevier, 2004. Capítulo 31; 108-110.
5. Di Virgilio, V. El Ingeniero Clínico y su rol en un Hospital. Consultado en Marzo de 2006 en: http://www.nib.fmed.edu.uy/Seminario%202006/Trabajos202006/Taborda.pdf
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