Ingeniería clínica para no ingenieros
Adquisición de Equipos Médicos
Resumen
El sistema de salud moderno confía ampliamente en los dispositivos y equipos médicos para brindar mayor calidad y un mejor servicio a los pacientes. El cuidado proporcionado por los entes prestadores de servicios de salud como clínicas y hospitales dependen de esta tecnología: con la cual se encuentran equipados para mejorar y optimizar los servicios de atención y tratamiento de la salud de los pacientes.
Por lo dicho anteriormente es muy importante contar con una persona capacitada que pueda proporcionar con eficacia un plan para la adquisición, mantenimiento y reemplazo de estos equipos médicos, y además, que esté en condiciones de optimizar la relación costo/beneficio en la institución.
El ingeniero clínico es aquella persona capaz de desarrollar el plan de adquisición que beneficiará, no sólo a la institución prestadora de servicios de salud, sino también al paciente y al personal médico.
Este artículo busca darles, tanto al personal clínico como al administrativo, unas pautas básicas sobre el proceso de adquisición de la tecnología biomédica.
Palabras Claves
Adquisición de Equipos Biomédicos, Costo/Beneficio, Ingeniería Clínica, Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud (IPS), Tecnología Biomédica.
Abstract
Modern healthcare relies heavily on all sorts of medical devices in order to provide care to patients. The care provided by hospitals and clinics depends in the technology that they have and the equipment that is available to provide care. It is therefore very important to have a person that can provide an effectively plan to acquire, keep, and replace medical equipment and also that is capable to optimize the cost/benefit relation.
The clinical engineer is the person that can develop the acquisition plan that would benefit not only the health care center but the patient and the medical staff.
This article will provide to clinical and administrative staff a basic guideline to use in the technology acquisition process.
Key Words
Biomedical Equipment Acquisition, Biomedical Technology, Clinical Engineering, Clinics/Hospitals, Cost/Benefit.
I. Introducción
En la actualidad el campo de la salud confía y depende cada vez más de la tecnología y equipos biomédicos. Las instituciones clínicas y hospitalarias han comprendido que la tecnología biomédica constituye una herramienta vital para la práctica efectiva de la medicina, ofreciendo y mejorando las actividades de prevención, diagnóstico, tratamiento y rehabilitación (1).
Existe por lo tanto una mayor dependencia a la tecnología biomédica por parte del personal médico y administrativo del ambiente hospitalario, lo cual genera una necesidad de desarrollar procesos de gestión tecnológica que brinden un adecuado desempeño y funcionamiento de la misma.
Cuando hablamos de ambiente hospitalario, nos referimos a la porción del sistema del cuidado médico en la cual se proporciona el cuidado directo al paciente y se llevan a cabo actividades clínicas como el tratamiento, el diagnóstico. Estas actividades de prestación de servicio público están encaminadas al mejoramiento de la calidad de vida del paciente (2).
El buen desempeño y la agilidad que esta tecnología biomédica les brinda a los médicos y enfermeras, hacen que crezca día a día la confianza y se deleguen más funciones de prestación de servicios, tratamientos y diagnósticos a los equipos biomédicos. Debido a este crecimiento abrumador del apoyo en la tecnología se está dejando la seguridad y el bienestar del paciente en manos de los equipos biomédicos y de las nuevas tecnologías en instrumentación e información médica. Un claro ejemplo se puede observar en los equipos que generan diagnóstico y cuentan con un sistema de retroalimentación que le proveen al mismo tiempo el tratamiento al paciente, como los son los sistemas de control de analgésicos en pacientes o PCA por sus siglas en inglés (3).
Es casi imposible pensar en la actualidad en un centro de salud sin una adecuada infraestructura y equipamiento biomédico; desde las camas hasta las unidades de MRI; la tecnología biomédica es indispensable y tiene un gran valor agregado al hacer más eficaz y eficiente la prestación de servicios de salud en el ambiente médico hospitalario.
Es aquí donde reside la importancia de contar en cada IPS con un plan pro-activo y eficiente de adquisición, mantenimiento y administración de los equipos y la tecnología biomédica; ya que cada institución está en cierta forma medida por la dotación de equipos biomédicos que se encuentran disponibles para proporcionar la atención al usuario.
Esta dependencia que ha desarrollado la medicina por la tecnología, en especial por los equipos sofisticados y complejos, además de la necesidad de crear un proceso para la gestión de la misma; hace necesaria la presencia de una persona con los conocimientos y habilidades para desarrollar un buen plan de gerencia y administración de esta tecnología en los centros de salud.
Es entonces el Ingeniero Clínico el encargado de actuar como puente mediador entre la medicina moderna y la ingeniería, arrojando como resultado un mejor uso de dicha tecnología en la atención al paciente. Este puente sirve de lazo para la comunicación entre médicos, enfermeras, técnicos, ingenieros y personal administrativo.
El ingeniero clínico es, por lo tanto, un profesional miembro de un grupo interdisciplinario (médicos, enfermeras, ingenieros, entre otros) que trabaja en el campo de la salud y cuya principal labor está enfocada en la gestión tecnológica, cuyas principales esferas de actuación son la administración, el manejo de seguridad, la adquisición, evaluación de la tecnología, capacitación en equipos biomédicos, solución de problemas ingenieriles que se presenten en el campo de la salud, gerencia de la tecnología, asimismo debe prestar asesoría en la construcción de la planta física. Para el desarrollo de la gestión tecnológica, el ingeniero clínico debe aplicar todo su conocimiento ingenieril y administrativo (1, 2, 4, 5,7).
Según la ACCE (American College of Clinical Engineering) un ingeniero clínico es un profesional que apoya y mejora el cuidado del paciente aplicando la ingeniería y habilidades administrativas a la tecnología del ambiente médico-hospitalario (6).
Este artículo tiene como finalidad proveer al personal clínico y administrativo una guía básica que facilite el proceso de adquisición y manejo de la tecnología biomédica. Estos elementos permitirán comprender el papel del Ingeniero Clínico en el ambiente hospitalario en donde se hace cada vez más necesaria la presencia de un profesional competente, con las herramientas y los conocimientos adecuados para suplir estos requerimientos que se presentan en el área de la salud.
II. Adquisición de Equipos Biomédicos
La adquisición de los equipos médicos y la tecnología biomédica constituye dentro de las IPS uno de los procesos más complejos en cuanto gestión, ya que se deben tener en cuenta diversos aspectos para obtener el resultado final que es el mejoramiento de la eficiencia y la calidad en la prestación de los servicios de salud. Esta mejora puede lograrse por medio de inversiones en equipos y tecnologías que magnifiquen los beneficios para el paciente y la institución. Esto es, en otras palabras optimizar la relación costo-beneficio logrando mejoras a nivel económico y una mayor eficiencia en la prestación de los servicios (1).
A. Pasos [4,7, 8, 24]
- Definir las necesidades reales del hospital o clínica
- Identificar la tecnología que cubre la necesidad
- Crear requerimientos técnicos específicos
- Obtener un presupuesto
- Obtener las cotizaciones de vendedores
- Presentar la propuesta para ser revisada
- Presenciar ensayos o demostraciones de los equipos
- Evaluación de soporte e ingeniería
- Negociación de precio y soporte, posterior orden
- Instalación e Inspección
- 11. Capacitación del usuario y del personal de mantenimiento
- 12. Gerencia y manejo del inventario
B. Procedimiento
1. Definir las necesidades reales del hospital o clínica
Los hospitales y clínicas cuentan con un presupuesto muy limitado a la hora de comprar nuevos equipos e invertir en nuevas tecnologías. Además, existe el requerimiento de incorporar el equipo médico en el año en el cual se ha planeado y asignado este presupuesto.
Los recursos de capital con los que cuentan las IPS deben repartirse entre los diferentes departamentos que se tienen dentro de la institución, por lo cual el presupuesto que se asignará a cada área de la misma será limitado por los demás gastos que también deben tenerse en cuenta dentro del capital.
Debido a esta división de los recursos económicos, se hace inminente la competencia entre departamentos y personal para poder obtener un buen monto de dinero y así estar en la capacidad de comprar los equipos médicos y acceder a la nueva tecnología que mejorara el servicio al paciente y facilitara en cierto modo la labor del personal médico.
El progreso y la estabilidad de la institución médica dependen en cierta manera de una equilibrada asignación de presupuestos. La mejor manera de obtener este equilibrio es evaluando y analizando el objetivo y la necesidad real de la tecnología que se pretende incorporar a la institución; es particularmente importante estimar si tiene coherencia con la misión y la visión a corto, mediano y largo plazo del hospital o clínica.
Este balance puede obtenerse por medio de un proceso de planeación del capital de la institución, en la cual debe participar personal administrativo, representantes de los departamentos y un ingeniero clínico que pueda dar sus opiniones y conceptos sobre la adquisición de la tecnología, sobre las proyecciones acerca de cómo será utilizado el equipo y determinar cuál es la relación costo/beneficio; de esta manera el dinero podrá ser distribuido con mayor facilidad y de forma óptima y efectiva para cada una de las dependencias relacionadas directa o indirectamente con el presupuesto.
Para identificar las necesidades de las instituciones se debe tener en cuenta la información epidemiológica, social (como la cobertura y la población objetivo), tener en cuenta la oferta y demanda del servicio y el impacto que tiene este tipo de servicio y tecnología dentro del cuidado del paciente. Para analizar este último punto es importante evaluar el mejoramiento en la calidad de atención al paciente y en los procesos de intervención.
2. Identificar la tecnología que cubre la necesidad
Gracias al constante y rápido desarrollo de la tecnología, es posible encontrar más de una solución y una herramienta para brindar un mejor y más eficiente servicio clínico-hospitalario y proveer los diagnósticos y el tratamiento eficaz y confiable; que es en última instancia lo que se desea.
El Ingeniero Clínico puede asistir al personal médico en la selección del equipo que más se adapta a sus necesidades, además de contactar los diferentes proveedores y suministrar información sobre las capacidades básicas y características de cada producto.
Se debe valorar además, el estado en el que se encuentra la tecnología y hacia dónde está apuntando para evitar comprar equipos cuya vida útil se verá reducida por el uso de tecnologías que serán obsoletas rápidamente.
Este paso está enfocado en definir, a partir de las necesidades reales de la IPS, que tecnología es la adecuada y suple los requerimientos institucionales.
3. Crear requerimientos técnicos específicos
Cuando se habla con los vendedores y se piden cotizaciones, es necesario tener una clara idea de las características con las cuales se desea que cuente el equipo biomédico y cerciorarse de que estén incluidas en aquel que se va a cotizar o comprar.
Estas acciones aceleran el proceso al momento de solicitar cotizaciones y aseguran que se esté cotizando lo que realmente se requiere y que todas las propuestas tengan los mismos puntos de valoración para entonces poder hacer una comparación equivalente.
Si el equipo es muy costoso o lo que se pretende comprar es un lote grande o hay varios equipos que se le van a comprar al mismo vendedor, el Ingeniero Clínico está en la capacidad y debe buscar obtener algún tipo de descuento u oferta; por ejemplo sería de gran utilidad si el vendedor provee el entrenamiento y la capacitación a un grupo de personas del hospital, incluyendo el personal técnico que se encargará del mantenimiento y por qué no, médicos o enfermeras que manejarán el equipo.
Un informe de los requerimientos técnicos específicos o propuestos presenta detalladamente todas las características técnicas del equipo además de contar con cualquier estipulación con respecto a la compra y adquisición del equipo o instrumento biomédico. Al tener todas las cotizaciones desarrolladas bajo un mismo patrón y con las mismas especificaciones, se hace mucho más fácil la comparación y evaluación de las diferentes alternativas. El Ingeniero Clínico es el profesional competente para escribir este informe o propuesta, o por lo menos, para asistir en la asesoría de su correcta elaboración.
Dado el caso de que se encuentre en el mercado más de un equipo que supla las necesidades requeridas, el Ingeniero Clínico analizará y recomendará aquel que tenga un mejor soporte por parte del vendedor, un mantenimiento asequible y económico, una interfaz más amigable con el usuario y por supuesto, una relación costo/beneficio más eficiente.
4. Obtener un presupuesto
Si la adquisición del equipo se va a incluir dentro del presupuesto que se tiene en cada departamento para la adquisición y compra de recursos, se debe adjuntar además un documento en el cuál se recopilen todos los requerimientos necesarios para la correcta instalación del equipo, así como las demás necesidades que puedan presentarse. Ejemplo de esto son el tipo de espacio que requiere el equipo o las modificaciones que deban hacerse, las fuentes de alimentación necesarias, los accesorios adicionales, entre otros. Todo lo anterior, con el fin de adelantarse a cualquier eventualidad y garantizar que una vez hecha la inversión el equipo podrá operar normalmente y no se quede corto el cálculo del presupuesto.
5. Obtener las cotizaciones de vendedores
Una vez que la adquisición sea aprobada y con tiempo suficiente, se debe proceder a obtener las cotizaciones por parte de los diferentes proveedores para analizar la competencia de cada una y quién representa mayores beneficios a corto, mediano y largo plazo.
Se debe revisar y actualizar cualquier tipo de cambio que se genere en las especificaciones a medida que se avanza en el proceso, de esta forma se dará por sentado que el precio final es el real e incluye todo lo necesario.
Se debe conocer qué tipo de servicio postventa presta el vendedor, y de tener algún costo adicional éste debe también añadirse a la cotización del equipo y así se tendrá en cuenta dentro del presupuesto; es necesario asimismo analizar a fondo si el mantenimiento y reparación se llevarán a cabo por parte del personal interno de la institución o si se van a contratar estos servicios a un tercero, lo cual sumaría un costo de servicio técnico postventa que se debe contar en el presupuesto.
Un factor importante a ser estudiado es el costo del mantenimiento y de los repuestos, además de su disponibilidad en el mercado y de la asesoría que presta cada vendedor después de la venta (soporte).
Igualmente se debe solicitar a los vendedores que coticen el entrenamiento y la capacitación de personal si este no está incluido en el precio o en la oferta del equipo.
Se debe tener en cuenta que a veces es posible conseguir que se incluyan los entrenamientos en la cotización del equipo, es cuestión de plantear una buena negociación y diferentes opciones en las cuales se vean beneficiadas ambas partes, comprador y vendedor.
6. Presentar la propuesta para ser revisada
Cuando se va a presentar la propuesta de adquisición, se debe contar con una documentación precisa, completa y certera que sustente la necesidad del equipo y que justifique su inclusión en el proceso de división del capital para poder contar con este equipo en el presupuesto.
Se deben justificar las necesidades clínicas, presentar precios razonables, haber cubierto el costo de la instalación y prever que los costos futuros de mantenimiento, reparación, actualización y consecución de repuestos no superaran los límites. Es importante asimismo, cerciorarse que se recibirá una capacitación para el correcto manejo y supervisión del equipo o instrumento a comprar.
En la propuesta que se va a presentar debe analizarse además la factibilidad, entre la que se encuentran entre otros: el costo de la tecnología, la existencia de proveedores, la disponibilidad de recursos, viabilidad técnica (instalaciones y normatividad).
7. presenciar ensayos o demostraciones de los equipos
Para evaluar la real utilidad de los equipos propuestos y conocer más sobre los beneficios y servicios que presta es de gran importancia que el vendedor provea una demostración del equipo en funcionamiento, y si es posible, permitir un ensayo clínico del dispositivo.
Es de carácter obligatorio contar con la presencia de alguna de las personas que utilizará el dispositivo; así se logrará evaluar más allá de sus servicios técnicos y se podrá tener en cuenta qué tan amigable es la interfaz con el usuario. Para obtener los resultados y poder encaminarse hacia la correcta decisión es importante contar con las opiniones de los usuarios que ensayaron el equipo y documentar esta información.
Otra opción, es entrar en contacto con otras instituciones que utilicen el mismo dispositivo evaluado, poder hablar con el ingeniero clínico o biomédico y además con el personal que maneja el equipo (médicos, enfermeras); de esta manera es probable conseguir una adecuada idea del funcionamiento del equipo y obtener diferentes opiniones, criterios y puntos de vista. Igualmente es necesario realizar una investigación de la literatura científica técnica donde se obtenga información sobre la tecnología en cuestión. Instituciones como la ECRI proveen unas alarmas llamadas «recalls» con las cuales se puede obtener información sobre los problemas que presentan los equipos y las posibles soluciones, lo cual es de vital importancia para prevenir accidentes y optimizar la seguridad en la IPS.
8. Evaluación de soporte e ingeniería
La compra de equipos e instrumentos depende en totalidad de la institución clínica-hospitalaria. El Ingeniero Clínico puede brindar su asesoría para garantizar que el dispositivo y la tecnología próxima a adquirirse es totalmente segura, confiable, útil, y que prestará los servicios con el mayor beneficio posible.
Es el Ingeniero Clínico el encargado de analizar basado en las experiencias de otras instituciones, consultar e investigar sobre los equipos, proveer datos de confiabilidad, así como sobre la seguridad del equipo, identificar la capacitación que se requiere, las piezas que se necesitarán a corto, mediano o largo plazo y plantear un protocolo de mantenimiento de acuerdo a las necesidades específicas del equipo y las advertencias del proveedor.
La función del ingeniero en este punto es proveer comentarios, información y sugerencias.
